20061019 - E-Mail Summit: Mail Management > Track I

Manfred Birk
(konplan gmbh)
http://www.konplan.de

Revisionssichere Ablage von geschäftsrelevanten E-Mails mit SAP Records Management
Datum: 10/19/2006
Uhrzeit: 11:40 - 12:05

Schwerpunkte der Präsentation:



Ordnung in den Postfächern von Lotus Notes und Microsoft Exchange durch Ablage der geschäftsrelevanten E-Mails im SAP-Recordsmanagement.

Jeder kennt es und jeder weiß es: Die E-Mail-Flut wird immer größer! Geschäftsrelevante und wichtige Informationen beispielsweise für den Einkauf oder Vertrieb verkümmern in den Postfächern der Benutzer. Diese E-Mail mit oft hohem Informationsgehalt stehen somit anderen Mitarbeitern nicht mehr zur Verfügung. Notwendigerweise ist es in vielen Unternehmen noch so, dass E-Mails mit wichtigem Inhalt ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet werden. Abgesehen von dem enormen Speicherplatz den diese E-Mails belegen, hilft auch eine Archivierung in einem Dokumentenmanagement nicht weiter. Grund: E-Mails können keinem Vorgang im angeschlossenen ERP-System zugeordnet werden!

Das SAP-Recordsmanagement unterstützt die Unternehmen beim Aufbau einer eigenen Akten- und Ordnerstruktur. Der Benutzer kann geschäftsrelevante Informationen in diesen Ordnern ablegen und so einem Vorgang im SAP zuordnen. Dies funktioniert unter SAP sehr gut. Aber was passiert mit den E-Mails die im Postfach des Mitarbeiters ankommen und ebenfalls einem Vorgang zugeordnet werden müssen? Hierzu hat konplan gmbh eine Möglichkeit geschaffen, Eingehende E-Mails im SAP-Recordsmanagement abzulegen. Diese Möglichkeit besteht für Lotus Notes basierende Systeme als auch für Microsoft Exchange basierende Systeme.
Über eine Eingabemaske kann der Benutzer eine Verschlagwortung durchführen und den Vorgang in einem bereits vorhandenen Ordner ablegen bzw. einen neuen Ordner anlegen. Die der E-Mail zugeordneten Anhänge (Word, Excel etc.) werden ebenfalls an gleicher Stelle abgelegt.

Den technischen Hintergrund bildet hierbei ein WebService der von jedem Office und E-Mail-Programm aufgerufen werden kann. Der WebService für die Archivierung wird über das konplan Produkt z3engine administriert. Die z3engine ist also die Middleware die den Archivierungs-Service im SAP-Recordsmanagement aufruft. Die softwareseitige Basis ist der SAP WEB AS 6.40 oder ein beliebiger anderer Webserver (TOMCAT, JBOSS, WebSphere etc.).

Weitere Möglichkeiten: Neben Informationen in den E-Mail-Produkten ist es auch möglich Office-Dokumente in gleicher Weise zuzuordnen. Dazu muss keinerlei Änderung an dem bereits bestehenden Web-Service durchgeführt werden. Lediglich die Möglichkeit der Verschlagwortung – also eine zusätzliche Eingabemöglichkeit für den Benutzer müssen im Front-End des Office-Produktes entwickelt werden.