Dachser hat als Logistikdienstleister ein eng geflochtenes Netzwerk von 235 Niederlassungen mit 13.400 Mitarbeitern. Eine große Herausforderung ist dabei die Informationsverbreitung und -bereitstellung. Früher wurden Informationen in Form von Rundschreiben in Papierform erstellt und verteilt. Dieser Ablauf war extrem zeit- und kostenintensiv. Die Lotus-Notes-Anwendung ersetzt den papierbasierten Ablauf durch einen standardisierten elektronischen Workflow und sorgt somit für eine einheitliche, schnelle und zielgerichtete Verbreitung der Rundschreiben. Die rund 400 Rundschreiben im Jahr werden automatisch verteilt und redundanzfrei zentral archiviert. Jeder Mitarbeiter hat durch die Anwendung Zugriff. Durch die umfangreichen Suchfunktionen wird die Anwendung für die Mitarbeiter zu einem Wissenspool. Früher hat der Mitarbeiter die gewünschte Information oft nicht gefunden, bzw. das Rundschreiben war ihm gar nicht bekannt. Es war auch ganz normal, dass es mehrere Tage - zum Teil sogar bis zu 2 Wochen - gedauert hat, bis das Rundschreiben beim Mitarbeiter angekommen ist. Durch die Rundschreiben-Anwendung haben sich der Informationsfluss und die Informationsbereitstellung erheblich verbessert. Für die Akzeptanz war es sehr wichtig, dass sich die Abläufe und das Design an dem bekannten Umfeld orientierten. Durch die Anwendung werden Kosteinsparungen von jährlich circa 300.000 Euro realisiert.